Dilema yang Dihadapi Setiap Pemilik Bisnis
Setiap bulan, bisnis Anda membayar puluhan juta rupiah untuk berbagai software subscription: CRM, project management, inventory system, accounting software. Total biaya terus naik, tahun lalu Rp 15 juta/bulan, sekarang sudah Rp 22 juta/bulan. Dan setiap kali butuh fitur tambahan, harganya naik lagi.
Kemudian Anda dengar tentang "custom software": build sekali, pakai selamanya. Kedengarannya menarik. Tapi cost awalnya besar: Rp 200-500 juta. Apakah worth it?
Pertanyaan sebenarnya: Kapan break-even point-nya? Tahun ke berapa custom software jadi lebih murah dari SaaS?
Artikel ini akan menjawab pertanyaan tersebut dengan analisis ROI lengkap, dan decision framework berdasarkan berbagai skenario bisnis di Indonesia.
Apa itu SaaS?
SaaS (Software as a Service) adalah model software yang Anda "sewa" dengan membayar subscription bulanan atau tahunan. Anda tidak perlu install atau maintain, tinggal buka browser, login, dan langsung pakai.
Contoh SaaS Populer:
- CRM: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM
- Project Management: Asana, Monday.com, ClickUp
- Accounting: Xero, QuickBooks Online
- HR & Payroll: BambooHR, Gusto
Pricing Model Typical:
- Per user: $10-50/user/bulan
- Per feature tier: Basic ($50/bulan), Pro ($200/bulan), Enterprise ($500+/bulan)
- Per usage: Per transaksi, per GB storage, etc.
Kapan SaaS Cocok:
Budget terbatas (< Rp 100 juta untuk software)
Perlu setup cepat (< 1 bulan)
Standard workflow (tidak butuh customization besar)
Team kecil (< 50 users)
Mau fokus ke bisnis, bukan IT maintenance
Apa itu Custom Software?
Custom software adalah software yang dibangun specifically untuk kebutuhan bisnis Anda. Dibuat dari nol oleh software house, disesuaikan 100% dengan workflow dan proses bisnis Anda.
Contoh Use Case:
- ERP Custom: Sistem yang integrate inventory, purchasing, sales, accounting dalam satu platform
- Field Service Management: Untuk bisnis yang manage teknisi lapangan (HVAC, telco, logistics)
- Booking & Scheduling System: Hotel, klinik, salon dengan workflow unik
- Internal Dashboard: Reporting & analytics khusus untuk kebutuhan management
Cost Structure:
- Development: Rp 100-500 juta (one-time)
- Maintenance: Rp 5-15 juta/bulan (bug fix, minor updates)
- Major updates: Rp 20-50 juta/tahun (new features)
Kapan Custom Software Cocok:
Budget tersedia (> Rp 200 juta)
Workflow sangat specific (SaaS tidak fit)
Banyak users (> 100 users)
Data sangat sensitive (perlu full control)
Long-term investment (planning 5+ tahun)
Total Cost of Ownership (TCO): Perbandingan 5 Tahun
Mari kita hitung real cost dari kedua opsi untuk periode 5 tahun.
Skenario: Perusahaan dengan 100 Employees
Opsi 1: SaaS Stack
Software yang dibutuhkan:
- CRM (100 users): $25/user/bulan = $2,500/bulan
- Project Management (100 users): $12/user/bulan = $1,200/bulan
- Internal Communication (100 users): $8/user/bulan = $800/bulan
- File Storage (1TB): $200/bulan
- Total: $4,700/bulan = Rp 71 juta/bulan (asumsi $1 = Rp 15,000)
TCO 5 tahun:
Catatan: Ini belum termasuk:
- Biaya training setiap ada pergantian karyawan
- Biaya integration antar tools (Zapier, etc.)
- Waktu yang hilang karena tool tidak terintegrasi sempurna
Opsi 2: Custom Software All-in-One
Development custom platform yang integrate:
- CRM module
- Project management module
- Internal communication (chat + notification)
- File management
- Dashboard & reporting
Cost breakdown:
Break-Even Analysis
SaaS cumulative cost:
- Year 1: Rp 852 juta
- Year 2: Rp 1,789 juta (Rp 852 juta + Rp 937 juta)
- Year 3: Rp 2,820 juta
- Year 4: Rp 3,954 juta
- Year 5: Rp 5,201 juta
Custom Software cumulative cost:
- Year 1: Rp 430 juta
- Year 2: Rp 580 juta (Rp 430 juta + Rp 150 juta)
- Year 3: Rp 730 juta
- Year 4: Rp 880 juta
- Year 5: Rp 1,030 juta
Break-even point (financial): Custom software lebih murah sejak Year 1!
Total savings Year 5: Rp 5,201 juta - Rp 1,030 juta = Rp 4,171 juta (savings 80%)
! Tunggu Dulu: Financial Break-Even ≠ Actual Break-Even
Perhitungan di atas hanya melihat cost, tapi ada faktor lain yang penting:
Time to Value:
- SaaS: Bisa mulai hari ini (setup < 1 minggu)
- Custom: Development 3-6 bulan, baru bisa pakai
Opportunity Cost:
- 6 bulan tanpa software = 6 bulan bisnis jalan manual
- Atau 6 bulan pakai SaaS dulu (Rp 71 juta × 6 = Rp 426 juta)
Project Risk:
- Statistik: 20-30% custom software projects mengalami delay atau cost overrun
- Kalau budget Rp 400 juta, bisa jadi Rp 500-600 juta
- Timeline 6 bulan bisa jadi 9-12 bulan
Adoption Curve:
- Team perlu 2-3 bulan untuk fully adopt custom software
- Productivity dip 20-30% di awal (training period)
Adjusted Break-Even dengan Risk:
Bottom line: Custom software still worth it untuk long-term (5+ tahun), tapi bukan magic bullet. Ada trade-offs yang harus dipertimbangkan.
Decision Matrix: Kapan Pilih SaaS vs Custom?
| Kriteria | Pilih SaaS | Pilih Custom |
|---|---|---|
| Budget Tersedia | < Rp 200 juta | > Rp 300 juta |
| Timeline | Butuh sekarang (< 1 bulan) | Bisa tunggu 3-6 bulan |
| Jumlah Users | < 50 users | > 100 users |
| Customization Need | Standard workflow OK | Workflow sangat specific |
| Data Sensitivity | Public/moderate | Highly confidential |
| Integration | Standalone tools OK | Perlu tight integration |
| Scale Plan | Slow growth | Rapid scaling planned |
| IT Team | No in-house IT | Ada IT support team |
| Vendor Lock-in Risk | Can tolerate | Want full control |
| Long-term Vision | Uncertain (< 3 tahun) | Clear roadmap 5+ tahun |
Pertimbangan Khusus untuk Pasar Indonesia
Budget Reality
Untuk context Indonesia, budget software development typically:
- Small business: Rp 50-200 juta
- Medium enterprise: Rp 200-500 juta
- Large enterprise: Rp 500 juta - 2 miliar
Ini significantly lebih rendah dari Western market (US: $50K-500K for similar scope). Jadi calculation di atas perlu disesuaikan dengan scale bisnis Anda.
SaaS Pricing dengan Dollar
Mayoritas SaaS tools price in USD. Dengan:
- Kurs Rp 15,000/$1
- Annual price increase 5-10% (USD)
- Kurs bisa naik 3-5% per tahun
Impact: Cost naik 8-15% per tahun (compounded). Dalam 5 tahun, cost bisa double.
Custom software: One-time cost in Rupiah, tidak terpengaruh kurs.
Data Regulation
Sejak PP No. 71 tahun 2019, certain industries (banking, telco, etc.) wajib simpan data di Indonesia.
SaaS challenge:
- Tidak semua SaaS provider punya data center di Indonesia
- Compliance risk kalau data keluar Indonesia
Custom software:
- Full control atas data storage
- Bisa host di local data center
- Compliance guarantee
Talent & Maintenance
Developer availability di Indonesia:
- Strong: PHP, JavaScript, React, Node.js, Python
- Growing: Go, Flutter, React Native
- Limited: Niche tech (Elixir, Scala, etc.)
Impact untuk custom software:
- Pilih tech stack yang common di Indonesia
- Ensure long-term maintenance feasible
- Avoid vendor lock-in pada tech yang rare
Skenario Nyata: 4 Tipe Bisnis
Skenario 1: Startup E-Commerce (30 karyawan, 3 tahun operasi)
Kebutuhan:
- CRM untuk track customers
- Inventory management
- Order processing
- Basic analytics
Analisis:
- Users: 30 (masih kecil)
- Workflow: Cukup standard (mirip e-commerce pada umumnya)
- Budget: Rp 100 juta (belum banyak funding)
- Timeline: Butuh ASAP (focus on growth, not IT)
Rekomendasi: SaaS
Pilihan tools:
- Shopify/WooCommerce (storefront)
- Zoho CRM ($12/user/bulan)
- WhatsApp Business API (komunikasi customer)
Total cost: ~Rp 15 juta/bulan = Rp 180 juta/tahun
Kenapa SaaS:
- Budget belum cukup untuk custom (Rp 100 juta tidak enough)
- Workflow masih bisa pakai standard tools
- Focus ke market validation, bukan build tech
- Kalau pivot, tidak rugi besar
Skenario 2: Manufacturing Company (200 karyawan, 15 tahun operasi)
Kebutuhan:
- Production planning
- Inventory (raw materials + finished goods)
- Purchase orders
- Sales orders
- Accounting integration
- Machine monitoring (IoT)
Analisis:
- Users: 200 (besar)
- Workflow: Sangat specific (proses produksi unique)
- Budget: Rp 800 juta tersedia
- Timeline: Bisa tunggu 6 bulan (planning matang)
Rekomendasi: Custom Software (ERP)
Estimated cost:
- Development: Rp 600 juta (comprehensive ERP)
- Training: Rp 50 juta
- Year 1 total: Rp 650 juta
- Maintenance: Rp 15 juta/bulan (Rp 180 juta/tahun)
Kenapa Custom:
- 200 users $30/user/bulan (SaaS) = Rp 1.3 miliar/tahun → tidak sustainable
- Workflow production sangat specific, SaaS tidak fit
- Data produksi confidential (competitive advantage)
- ROI tercapai dalam 2 tahun
- Savings Rp 650 juta/tahun setelah Year 2
Skenario 3: F&B Chain (20 outlets, 150 karyawan)
Kebutuhan:
- POS system (20 outlets)
- Inventory per outlet
- Central kitchen management
- Delivery integration (GoFood, GrabFood)
- Sales reporting & analytics
Analisis:
- Users: 150 (medium)
- Workflow: Mix standard (POS) + custom (central kitchen)
- Budget: Rp 300 juta
- Timeline: Butuh dalam 3 bulan
Rekomendasi: Hybrid
Kombinasi:
- SaaS: POS system (Moka, Pawoon) untuk each outlet - Rp 500rb/outlet/bulan = Rp 10 juta/bulan
- Custom: Central kitchen management + analytics dashboard - Rp 150 juta one-time
Total Year 1: Rp 120 juta (SaaS) + Rp 150 juta (custom) = Rp 270 juta
Kenapa Hybrid:
- POS sudah mature (use proven SaaS)
- Central kitchen workflow unique (build custom)
- Best of both worlds
- Cost-effective
Skenario 4: Consulting Firm (50 consultants)
Kebutuhan:
- Project management
- Time tracking
- Client portal
- Document management
- Billing & invoicing
Analisis:
- Users: 50 (medium-small)
- Workflow: Cukup standard (typical consulting flow)
- Budget: Rp 150 juta
- Timeline: Butuh 1 bulan (onboarding clients baru)
Rekomendasi: SaaS
Pilihan tools:
- ClickUp (project management): $12/user/bulan
- Harvest (time tracking): $12/user/bulan
- Google Workspace (docs): $6/user/bulan
Total: $30/user/bulan 50 = $1,500/bulan = Rp 22.5 juta/bulan = Rp 270 juta/tahun
Kenapa SaaS:
- Workflow standard (tidak perlu custom)
- Users masih reasonable (50 users)
- Integration antar tools sudah mature
- Focus ke consulting, bukan build software
10 Kesalahan yang Harus Dihindari
Hanya lihat harga bulanan SaaS, abaikan TCO 5 tahun
Rp 20 juta/bulan terdengar kecil. Tapi dalam 5 tahun = Rp 1.2 miliar (belum termasuk price increase).
Fix: Always calculate 3-5 year TCO, not just monthly.
Meremehkan waktu development custom software
"Vendor bilang 3 bulan, pasti bisa." → Reality: 6 bulan.
Fix: Add 50-100% buffer pada timeline estimate.
Tidak hitung biaya maintenance custom software
"Build Rp 300 juta, selesai." → Reality: Rp 10-15 juta/bulan maintenance ongoing.
Fix: Budget 15-20% dari development cost per tahun untuk maintenance.
Pilih SaaS murah tanpa cek scalability
"$5/user/bulan!" → Nanti naik jadi $50/user/bulan pas scale.
Fix: Cek pricing tier tinggi, bukan cuma tier paling murah.
Lupa biaya switching cost
"Nanti pindah vendor aja." → Export data fee: $5,000. Re-training team: 2 bulan hilang.
Fix: Consider vendor lock-in risk dari awal.
Tidak melibatkan user dalam keputusan
Boss decide pakai Tool X. Team benci Tool X. Adoption rate: 30%.
Fix: Trial dengan actual users sebelum commit.
Pakai terlalu banyak SaaS tools
10 different tools. Integration nightmare. 20% waktu team buat manual data sync.
Fix: Consolidate tools. Prefer all-in-one platform atau build custom.
Setelah memutuskan menggunakan custom software, keputusan kritis selanjutnya adalah memilih arsitektur yang tepat. Baca panduan lengkap monolith vs microservices kami untuk memahami trade-off dan membuat pilihan yang tepat untuk bisnis Indonesia Anda.
Banyak bisnis ragu berinvestasi di custom software karena miskonsepsi umum. Artikel kami tentang 10 mitos custom software development menjawab kekhawatiran ini dengan data nyata dan wawasan praktis dari pasar Indonesia.
Tidak rencanakan data privacy compliance
Pakai SaaS US-based. Data pelanggan keluar Indonesia. Melanggar regulasi.
Fix: Check compliance requirement sebelum choose vendor.
Tidak nego harga SaaS
Accept list price. Padahal bisa nego 20-30% discount untuk annual contract.
Fix: Always negotiate, especially untuk > 50 users.
Buat custom software untuk yang bukan core business
Build custom HR payroll sendiri. Bisnis inti: F&B. Waste resources.
Fix: Custom untuk core business workflows only. Use SaaS untuk generic functions.
Kesimpulan
Tidak ada jawaban universal untuk SaaS vs Custom Software. Decision depends on:
Budget tersedia (one-time vs recurring)
Timeline (butuh cepat vs bisa tunggu)
Customization level (standard vs very specific)
User scale (sedikit vs banyak)
Long-term vision (pivot sering vs stable roadmap)
Decision Framework Summary:
Pilih SaaS jika:
- Budget < Rp 200 juta
- Users < 50
- Workflow cukup standard
- Butuh cepat (< 1 bulan)
- Masih early stage / sering pivot
Pilih Custom jika:
- Budget > Rp 300 juta
- Users > 100
- Workflow sangat specific
- Data highly confidential
- Long-term roadmap jelas (5+ tahun)
- ROI calculation shows break-even dalam 2-3 tahun
Pilih Hybrid jika:
- Mix of standard + custom needs
- Budget moderate (Rp 200-300 juta)
- Want best of both worlds
Next Steps:
- Calculate your 5-year TCO (both SaaS current spend vs custom estimate)
- Identify core vs non-core workflows (custom untuk core, SaaS untuk non-core)
- Get 3 quotes dari software house untuk custom option
- Run pilot/trial untuk SaaS options
- Make data-driven decision berdasarkan ROI, bukan feeling
Perlu diskusi lebih lanjut tentang ROI untuk kasus spesifik Anda? Tim kami di Zeppelin Works tersedia untuk free consultation, kami bisa bantu analyze current software spend dan estimate berbagai opsi. No sales pressure, just honest assessment. untuk ngobrol.
Artikel ini helpful? Share ke rekan bisnis yang sedang struggle dengan monthly software subscription costs yang terus naik 📈
